Um bom alinhamento entre transportadora e embarcador é fundamental para aumentar a competitividade de mercado. Primeiramente, uma integração sistêmica faz toda a diferença para aumentar a agilidade. Além disso, essa integração ajuda a reduzir erros, diminuir custos, assim como a melhorar a segurança na troca de informações entre estes dois elos da cadeia.
Portanto, uma tecnologia capaz de fornecer todos estes benefícios é a integração EDI, que pode ser adotada por meio da implementação de sistemas de gestão especializados que a suportem. A seguir, abordaremos os principais tópicos que você precisa saber sobre este assunto.
O que é EDI e como funciona?
EDI é a sigla para Electronic Data Interchange, que em tradução literal significa Intercâmbio Eletrônico de Dados. Trata-se de um processo de troca de informações entre dois sistemas, ou seja, a integração sistêmica EDI permite agilizar a comunicação entre as empresas.
Com essa integração, os processos que antes eram complexos e lentos se tornaram mais simples e ágeis. Por isso, dentro da área logística, ela tem deixado de ser uma exceção para se tornar uma norma para parceiros comerciais se comunicarem.
Para funcionar, as empresas que desejam trocar informações entre si devem seguir as especificações de um padrão de comunicação estabelecido entre ambas, conhecido como “Layout EDI”. Em primeiro lugar, é importante destacar que, normalmente, utiliza-se o padrão PROCEDA. Esse padrão consiste em um conjunto de formatos para organização e troca de informações entre sistemas, tais como:
- Dados das notas fiscais (NOTFIS);
- Conhecimento de transporte (CONEMB);
- Eventos e ocorrências nas entregas (OCOREN);
- Conhecimentos para pagamento (DOCCOB);
- Solicitações de coletas e entregas (SOCEN), entre outros.
O papel da integração sistêmica por EDI
Não é novidade que a digitalização de dados simplifica a troca de informações entre as empresas. Mas, além disso, a integração sistêmica por EDI qualifica a comunicação como um todo, agilizando e barateando as operações do cotidiano, mesmo as mais complexas. Veja algumas das principais aplicações desta tecnologia para transportadoras e provedores logísticos:
Envio de pedidos eletrônicos e faturas
Os lojistas podem enviar os dados relativos aos pedidos realizados via EDI para as transportadoras. Além disso, o compartilhamento de arquivos eletrônicos evita uma série de falhas, como divergências nos dados e perda de informações. Bem como a pré-fatura do transporte que o embarcador pode enviar ao destinatário referente aos valores dos fretes contratados e liberados para faturamento.
Ocorrências de coletas e entregas na integração sistêmica
Quando a empresa transportadora precisa enviar um arquivo ao embarcador com informações relativas às ocorrências de transporte, como por exemplo coletas e despachos, a integração sistêmica por EDI também é muito útil.
Transmissão de notas fiscais e conhecimentos embarcados
Para transmitir notas fiscais via EDI, basta que o sistema da transportadora carregue os arquivos com os dados das notas fiscais referentes às mercadorias a serem transportadas. Dessa forma, ela poderá enviar arquivos sobre os documentos de transporte emitidos para o embarcador ter o controle dos fretes em andamento.
Integração sistêmica de cobranças e comprovantes
A fim de facilitar o acesso a documentos importantes, é possível enviar os boletos de cobrança por EDI pelo sistema da transportadora diretamente para o sistema financeiro do embarcador, eliminando a necessidade de envio manual. Além disso, também podem ser enviados os comprovantes de entrega, atestando que o serviço foi finalizado com sucesso. Dessa forma, todo o processo se torna mais eficiente e seguro.
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